Trabalhe de forma mais inteligente com o recurso Prioridade do Google Drive

Tempo é dinheiro. Em um mundo cada vez mais dinâmico e complexo, quem consegue gerenciar melhor seu tempo também conseguirá trabalhar e ganhar mais. Afinal, se o dia tem 24 horas para todos, o diferencial está em saber aproveitar cada minuto.

E para aumentar sua produtividade, nada melhor do que aproveitar alguns recursos tecnológicos que podem agilizar sua rotina. O mais recente deles é o recurso “Prioridade” do Google Drive.

Agora você poderá fazer muito mais do que apenas armazenar seus arquivos online ou usar os aplicativos do Google para editá-los. Você terá o apoio de uma inteligência artificial para tornar tudo ainda mais rápido e prático.

O que significa e como definir suas prioridades para ganhar mais tempo?

Antes de explicar melhor esse novo recurso do Google Drive, vamos entender o que significa prioridade e como aprender a priorizar tarefas pode ser a melhor forma de garantir muito mais produtividade e menos estresse no seu dia a dia.

Definindo prioridades com a matriz de Eisenhower

Resumidamente, a matriz de Eisenhower propõe que você consiga identificar as tarefas que precisam ser realizadas e consiga alocá-las em quatro quadrantes, de acordo com sua urgência e importância.

Para estruturar a Matriz de Eisenhower, são desenhados dois eixos que se cruzam perpendicularmente. Um deles representa o grau de importância; o outro, o grau de urgência da tarefa.

Da interação desses dois eixos temos quatro categorias onde devemos alocar as tarefas:

  •         Importante e urgente (faça imediatamente)
  •         Importante, mas não urgente (tarefas que podem ser desenvolvidas no médio ou longo prazo)
  •         Urgente, mas não importante (como fazer ligações, e-mails e reuniões)
  •         Não urgente, não importante (tarefas que podem esperar ou ser eliminadas)

Esse tipo de abordagem favorece o acompanhamento visual das tarefas, que podem ser gerenciadas de forma mais consistente. Dessa forma, é possível visualizar e assimilar melhor os objetivos que não podem ser postergadas, os que necessitam de maior empenho e, então, podemos nos dedicar mais ao que realmente interessa.

Saber definir prioridades e no que focar sua energia é tão importante que dizem que esse modelo criado por Eisenhower o ajudou a pensar, planejar e decidir as táticas que levariam os EUA a vencer a Segunda Guerra Mundial.

Saber priorizar tarefas e usar estratégias e ferramentas para melhorar a produtividade é tema recorrente por aqui. Inclusive, já falei em outro post como é possível economizar 2 horas por dia e se tornar ainda mais produtivo.

E agora, para melhorar ainda mais, surge o novo recurso “Prioridade” do Google Drive, que vamos explicar melhor a seguir. 

Como funciona o recurso “Prioridade” do Google Drive

Esta nova opção que está sendo disponibilizada para os usuários do Google Drive usa inteligência artificial para definir aquilo que é mais importante e que merece “prioridade” na execução.

Nessa aba você encontra os arquivos mais acessados, juntamente com comentários e ações sugeridas, sendo possível fazer tudo pela própria interface do Google Drive, sem precisar abrir os arquivos. 

Isso evita que você perca tempo tentando procurar um arquivo em alguma pasta. Esse recurso torna o acesso ao que realmente importa muito mais fácil e prático.

Além disso, nesta aba “prioridades” também poderão ser criadas “áreas de trabalho”, que reunirão diversos arquivos para acesso rápido.

Você pode, por exemplo, criar um espaço/área de trabalho para um cliente e agrupar lá diversos arquivos e pastas diferentes, já que isso não vai alterar o lugar onde ele está salvo, nem suas permissões, criando apenas um atalho rápido nesse local.

Todas essas funcionalidades usarão machine learning para que a inteligência artificial do aplicativo possa identificar o que é mais importante, as prioridades para você e, assim, te ajudar a economizar mais tempo e aumentar sua produtividade.

Esse é mais um recurso importante que, com outros, como as novas funções do Gmail, podem dar um boost na sua produtividade.

E o melhor: são ferramentas simples, usadas amplamente em nosso dia a dia, que não exigem muita habilidade ou empenho para garantir resultados.

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